Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası


1. AMAÇ

 

Hukuki ve sosyal sorumluluğunun bir parçası olarak; Alarbi Turizm ve İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (bundan böyle “VillamGo” veya “Şirket” olarak anılacaktır) yürürlükte olan Türkiye Cumhuriyeti Anayasası (“Anayasa”), Uluslararası Sözleşmeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) başta olmak üzere kişisel verilerin korunmasına ilişkin yürürlükte bulunan yasal mevzuata uygun hareket etmekle mükellef olup, VillamGo, söz konusu yasal mevzuata uyumu bir yaşam döngüsü haline getirerek kişinin mahremiyetinin korunması ve veri güvenliğinin sağlanması amacıyla kişisel verilerin korunması konusunda gerekli çalışmaları yürütmektedir. Bu çalışmalar kapsamında VillamGo tarafından Kişisel Verilerin Korunması Kanununa Uyum Politikası (Politika) hazırlanmıştır.


VillamGo hukuki ve sosyal sorumluluğunun bir parçası olarak, ulusal kişisel veri koruma düzenlemelerine uymayı taahhüt etmektedir. Kurum işbu Politika ile müşterilerin, potansiyel müşterilerin, çalışanların, çalışan adaylarının, tedarikçilerin, kiracıların, kiraya verenlerin, Şirket hissedarlarının, Kurum yetkililerinin, ziyaretçilerin, hizmet sağlayıcıların, çalıştığı 3. Tarafların, işbirliği içinde olunan özel hukuk ve kamu tüzel kişilerin çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunması ve işlenmesi ile ilgili süreçlerinin mevzuata uyumunu ve bu süreçler hakkında tarafların bilgilendirmesini amaçlamaktadır.

VillamGo; kişisel verileri, kanunlarda açıkça öngörülen hallerde, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olduğu hallerde, veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olduğu hallerde, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması durumunda ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hallerinde ve açık rıza aranan hallerde de açık rıza ile işlemektedir.


VillamGo, kişisel verileri aşağıda belirtilen amaçlarla işlemektedir;

 

  • Şirketimiz tarafından sunulan mal ve hizmetleri tanıtmak, üye ve/veya müşterileri tanımak, iletişimi arttırmak, imajı arttırmak, ürün, hizmet ve iletişimini geliştirmek, üyeye özel promosyon/tanıtım/kampanya ve duyurular hazırlanmak ve göndermek, müşterilere daha iyi bir alışveriş deneyimi sağlamak, müşteri anketi, müşteri memnuniyeti uygulamaları ve bilgilendirmeleri yapabilmek, denetim, veri analizi, araştırma, istatistiksel çalışma, trendleri anlama, pazarlama ve reklam hizmetlerinde kullanmak

 

  • Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesini sağlamak,

 

  • Şirket’in ticari ve/veya iş stratejilerini planlanmak ve icrasını gerçekleştirmek,

 

  • Şirket’in ve Şirket’le iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğini temin etmek

 

  • Web sitesi/mobil uygulamalar üzerinden alışveriş yapanın/yaptıranın kimlik, adres ve iletişim ve diğer gerekli bilgilerini kaydetmek ve teyit etmek, , elektronik (internet/mobil vs.) veya kağıt ortamında işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgeleri düzenlemek,

 

  • Müşteri ve tedarikçilerimizin danışma hizmeti temin sürecini yürütmek,

 

  • İlgili mevzuat hükümleri gereği akdettiğimiz sözleşmeler uyarınca üstlenilen yükümlülükleri ifa etmek, yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan haklarımızı kullanabilmek,

 

  • Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi verebilmek,

 

  • Doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanmak

 

  • Şirket işe alım ve çalışan süreçlerinin planlanması Ürün ve hizmetlerin satış ve pazarlaması için pazar araştırması faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

 

  • Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

 

  • Lojistik faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

 

  • Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi,

 

  • İşlem ve bilgi güvenliğini sağlamak, hileli veya yasadışı faaliyetleri içerebilecek işlemleri önlemek,

 

  • Müşterilere daha iyi bir alışveriş deneyimi sağlamak,

 

  • Kişiselleştirilmiş alışveriş hizmeti sunmak (müşteri anketi, müşteri memnuniyeti uygulama ve bilgilendirmelerini yapabilmek, denetim, veri analizi, araştırma, istatistiksel çalışma, trendleri anlama, pazarlama ve reklam hizmetlerinde kullanmak),

 

  • VillamGo’nun hizmetlerinin usulüne uygun ve düzgün bir biçimde gerçekleştirilmesi;

 

  • Yasal mevzuat kapsamında bulunan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

 

  • Web sitemizi ve uygulamalarımızı daha kolay kullanılır hale getirmek,

 

  • Bilginin denetim şirketlerine, ilgili vekile veya vekil edene, düzenleyici ve denetleyici otoritelerce öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme ve bilgi sağlanması

 

  • Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası,

 

  • Çeşitli raporların, araştırmaların ve/veya sunumların hazırlanması ve sunulması;

 

  • İlgili kişinin şikâyet, soru, talep ve önerilerinin toplanması, değerlendirilmesi ve karşılanması;

 

  • Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası

 

  • Ürün ve/veya hizmetlerin satış ve pazarlama süreçlerinin planlanması ve icrası

 

  • Müşteri ile akdedilen sözleşmelerin gereğinin yerine getirilmesi,

 

  • Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi

 

  • Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi,

 

  • Üyelerimizi tanımak ve iletişimimizi geliştirmek,

 

  • Müşterilerimize daha iyi ve güvenilir hizmet verilebilmesi, daha uygun hizmetler ve ürünler geliştirilebilmesi ve bunların kesintisiz olarak sürdürülebilmesi

 

  • VillamGo tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin müşterilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek önerilmesi,

 

  • VillamGo hizmetlerini kullanmak amacıyla çağrı merkezleri veya internet sayfası kullanıldığında, Şirket veya internet sitesinin ziyaret edilmesi, Şirket’in düzenlediği eğitim, seminer veya organizasyonlara katılınması.

 

  • İş ortakları ve/veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi,

 

  • Şirket Genel Müdürlük, Şube müdürlükleri, depolar, mağazalar vb. tesislerinin güvenliğinin temini,

 

  • Acil durum yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası,

 

  • Taşeron çalışanlarına ilişkin özlük süreçlerinin planlanması ve icrası,

 

  • Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi,

 

  • Yapı ve/veya inşaat işlerinin planlanması ve takibi,

 

  • Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi,

 

  • Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,

 

  • Yetenek / Kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi,

 

  • Yatırım süreçlerinin yürütülmesi,

 

  • Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini,

 

  • Ücret politikasının yürütülmesi,

 

  • Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,

 

  • Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini,

 

  • Talep / Şikayetlerin takibi,

 

  • Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi,

 

  • Sponsorluk faaliyetlerinin yürütülmesi

 

  • Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi

 

  • Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

 

  • Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

 

  • Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi

 

  • Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi

 

  • Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

 

  • Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

 

  • Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

 

  • Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
  • İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
  • İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
  • İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
  • İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
  • Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
  • Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
  • Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
  • Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Sendika ile akdedilen Toplu iş Sözleşmesi faaliyetlerinin yürütülmesi

Bu Politikada VillamGo tarafından, hangi verilerin kişisel veri olduğu, hangi kişisel verilerin saklandığı, kişisel verilerin korunmasına ilişkin alınan idari ve teknik tedbirler ile kişisel verilerin işlenmesinde, muhafaza edilmesinde, ilgili kişilerin aydınlatılması ve bilgilendirilmesinde, üçüncü kişilere aktarılması ve korunmasına ilişkin detaylı açıklamalara yer verilmektedir.


2. KAPSAM


Bu Politika; müşterilerin, potansiyel müşterilerin, çalışanların, çalışan adaylarının, tedarikçilerin, kiracıların, kiraya verenlerin, hizmet sağlayıcıların, çalışılan 3. tarafların ve 3. Taraf çalışanlarının, hissedar ve ortakların, ziyaretçilerin, iş birliği içinde olunan özel hukuk ve kamu hukuku tüzel kişi/kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.


VillamGo bünyesinde kişisel veri işleyen ve saklayan aşağıdaki varlıklar ve bu varlıklara ilişkin tüm süreçler bu Politika kapsamındadır;

Kişisel veri içeren bütün basılı veya yazılı belgeler, dokümanlar, dosyalar

Kişisel veri içeren bütün uygulamalar

Kişisel veri içeren bütün veri tabanları

Kişisel veri içeren bütün sistemler,

Kişisel verileri içeren bütün cihazlar,

Kişisel veri içeren bütün ses kayıtları,

Kişisel veri içeren bütün loglar (denetim izleri),

Kişisel veri içeren bütün görüntü kayıtları,

İstatistiki değerlendirmeler veya çalışmalar için elde edilen kişisel veri içermeyen veriler gibi anonim hale gelmiş ve tanımlanamayan veriler ile tüzel kişilere ilişkin veriler ile 6698 sayılı Kanun uyarınca kişisel veri olarak kabul edilmeyen veriler işbu Politikaya tabi değildir.



3. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLEMELER


Politika ve prosedürler, VillamGo tarafından Kurumsal web sitesinde yayımlanarak tüm çalışanların ve kamunun bilgisine sunulacaktır. Başta 6698 sayılı Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika ve prosedürlerde yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır. Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak işbu Politika ve prosedürlerde değişiklik yapma hakkını saklı tutar. İşbu Politika veya Politika ve prosedürlerdeki hususlarda değişiklik olması veya yeni süreçlerin gündeme gelmesi hali ile mevzuattaki değişiklik durumlarında Politika derhal güncellenecek olup, güncel versiyonu da Kurumsal web sitesinde yayınlanacaktır.


4. TANIMLAR

 

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Örneğin; isim- soy isim, T.C. Kimlik Numarası, e-posta adresi, telefon bilgileri, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler

İlgili Kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

Anonim Hale Getirme

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir şekilde kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hale getirilmesi.

Çalışan

VillamGo çalışanları

Çalışan Adayı

VillamGo herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini VillamGo’nun incelemesine açmış olan gerçek kişiler

Anayasa

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası

KVK Kanunu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

KVK Kurulu

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

KVK Kurumu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Müşteri

Şirketimizle herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirketimizin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişiler

Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir. Örneğin, Şirketimizin verilerini tutan bulut bilişim firması, müşterilere formları imzalattığı anketörleri, talimatlar çerçevesinde arama yapan çağrı merkezi vb.

Veri Kayıt Sistemi

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) kuran ve yöneten gerçek veya tüzel kişi veri sorumlusudur. Veri sorumlusu Şirketimiz VillamGo’dur.

Veri Sorumluları Sicili

KVK KANUNU Kurulu gözetiminde, KVK KANUNU Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan ve kamuya açık olan Veri Sorumluları Sicili

Ziyaretçi

Kurumun sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler

İş birliği İçerisinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri

VillamGo ile iş ilişkisi içerisinde bulunan kurumların (ifa yardımcısı, iş ortağı, tedarikçi, program ortağı vb. başta olmak ve fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere) çalışanları, hissedarları ve yetkilileri olan gerçek kişiler

Tedarikçiler

Sözleşme temelli VillamGo’nun ürün ve/veya hizmet aldığı üçüncü kişiler

Potansiyel Müşteri

Ürün ve hizmetlerimizi satın alma ve/veya kullanma talebinde bulunmuş veya bulunacağı ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmiş gerçek kişiler

Politika ve Prosedürler

VillamGo’nun Kişisel Verileri Koruma Kanununa Uyum sağlamak üzere hazırladığı Politika ve prosedürler

Şirket

Alarbi Turizm ve İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi

Şirket Hissedarları

VillamGo hissedarı gerçek kişiler

Şirket Yetkilisi

VillamGo yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler

İlgili Kişi Başvuru Formu

Veri sahiplerinin, KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde yer alan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu

Üçüncü Kişi

Yukarıda tanımlanan taraflarla VillamGo arasındaki ticari işlem güvenliğini sağlamak veya bahsi geçen tarafların haklarını korumak ve menfaat temin etmek üzere bu taraflarla ilişki içerisinde olan üçüncü gerçek kişiler

 


5. KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU



VillamGo tarafından yürütülen veri işleme faaliyetleri kapsamında kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen, ait olduğu gerçek kişi belirlenen ve/veya belirlenebilir olan kişisel veri kategorileri ve açıklamaları aşağıda yer almaktadır:

 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA

Kimlik Bilgisi

Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı baba adı, doğum yeri ve tarihi, cinsiyet, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası vb. tüm bilgiler

İletişim Bilgisi

Gerçek kişiye ait olduğu açık olan; telefon numarası, adres, e-mail, faks numarası gibi bilgiler

Özel Nitelikli Bilgiler

KVK Kanunu’nun 6. maddesinde “özel nitelikli kişisel veri” olarak belirtilen “Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inanç, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyelik bilgisi, sağlık ve cinsel hayat ile ilgili veriler, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik” verilerdir.

Lokasyon Bilgisi

Müşterilerin kullandıkları uygulamalarla edinilen, Şirket araçlarının kullanımı sırasında edinilen, ziyaretçiler, çalışan ve çalışan adaylarına verilen dijital kartlarla edinilen lokasyon verileri

Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi

Veri kayıt sistemi içerisinde tutulmak üzere, ticari faaliyetlerimizi yürütürken her açıdan güvenliğimizi sağlamak için işlenen kamera kayıtları, parmak izi kayıtları, retina taraması, güvenlik noktasında alınan kayıtlar, fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar vb. kişisel veriler

Müşteri Bilgisi

Ticari faaliyetlerimiz ve bu faaliyetler kapsamında ilgili birimlerin operasyonları sonucunda, gerçek kişi müşterilerden elde edilen ve üretilen bilgiler

Müşteri İşlem Bilgileri

Veri kayıt sistemi içerisinde yer alan müşterimize ait, ürün ve hizmetlerimizin satın alınmasına yönelik kayıtlar ile satın alma için gereken talimatlar kapsamında elde edilen bilgiler ile ürün ve hizmetlerimizi satın alan ve/veya kullanan kişisel ilgili kişinin beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda kullanım ve satın alma alışkanlıklarının kişiselleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme neticesinde meydana getirilen rapor ve değerlendirmeler

Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgileri

VillamGo müşterisi olan ya da olmayan gerçek kişiler tarafından VillamGo’ya ait iletişim kanallarına yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler

İtibar ve Olay Yönetim Bilgisi

VillamGo’nun ticari itibarını korumak ve kamuoyunun doğru bilgilendirilmesini sağlamak maksadı ile VillamGo çalışanlarını, hissedarlarını etkileme potansiyeli olan olaylarla ilgili sosyal medya vb. mecralardan toplanan kişisel veriler, değerlendirmeler (VillamGo ile ilgili yapılan paylaşımlar vb.)

Finansal Bilgi

VillamGo’nun kişisel ilgili kişi ile kurmuş olduğu hukuki ilişki çerçevesinde her türlü finansal sonucu gösteren kayıtlar kapsamında işlenen IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, gelir bilgisi vb. kişisel veriler

Pazarlama Bilgisi

Ürün ve hizmetlerimizin ilgili kişinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler

Risk Yönetimi Bilgisi

Ticari, teknik ve idari risklerimizi yönetebilmemiz için bu alanlarda genel kabul görmüş hukuki, ticari teamül ve dürüstlük kuralına uygun olarak kullanılan yöntemler vasıtasıyla işlenen kişisel veriler

İşlem Güvenliği Bilgisi

Faaliyetlerimizin yürütülmesi sırasında teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz (örneğin log kayıtları, IP bilgisi, kimlik doğrulama bilgileri)

Görsel/İşitsel Bilgi

Fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç) ve ses kayıtları

Denetim ve Teftiş Bilgisi

Şirketimizin operasyonel, finansal, suistimal ve uyum denetimi faaliyetlerinin yürütülmesine ilişkin işlenen kişisel veriler

 

6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ


VillamGo, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

VillamGo’nun kişisel veri işleme faaliyeti, hiçbir kısıtlama olmaksızın, otomatik olan, yarı otomatik olan veya otomatik olmayan yollar kullanılarak veriye yönelik gerçekleştirilen her türlü eylemi kapsar.


VillamGo, hizmetlerinin kullanıldığı süre boyunca ve ilişkinin sona ermesinin ardından da aşağıda yer verilen ilkelere uymak suretiyle, bir ilgili kişinin bilgilerini işleme hakkına sahiptir.

VillamGo, ilgili kişinin veya ilgili kişi tarafından belirtilen üçüncü tarafların kişisel verilerini, almış olduğu işbu tedbirler/aksiyonlar ile korumaktadır;

 

VillamGo kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun muhafazasının sağlanması konusunda kişisel verileri aktarmış olduğu iş ortakları ve tedarikçiler gibi veri işleyen kurumlar nezdinde farkındalıklarını arttırmaktadır.

 

VillamGo’nun veri sorumlusu olarak kişisel verileri işlerken uymak zorunda olduğu yükümlülükler ve bu konuda geliştirdiği hukuksal, idari ve teknik tedbirlere uyma zorunluluğu VillamGo’nun tedarikçi, iş ortağı gibi çeşitli sıfatlarla ilişkide olduğu veri işleyen 3. taraflara, veri işleme konusunda gerçekleştirdikleri faaliyetin niteliğiyle uyumlu bir şekilde yükletilmekte ve bu yükümlülüklerinin yerine getirip getirilmediği de denetlenmektedir.

 

VillamGo, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bununla birlikte VillamGo, siber güvenlik alanında söz konusu verilerin korunması adına KVK teknik tedbirlerinin yanında güncel tehditlere ilişkin gerekli güvenlik önlemlerini de almaktadır.

 

VillamGo, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

 

VillamGo, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişiye ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.

 

6.1. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Kapsamı



Kişisel verilerin işlenmesinin kapsamı 2. ve 6. başlıklarda yer verildiği şekildedir. VillamGo hizmetlerinin kullanıldığı süre boyunca ve ilişkinin sona ermesinin ardından VillamGo, işbu Politikada belirtilen ilkelere uymak suretiyle, ilgili kişinin bilgilerini işleme hakkına sahip olacaktır.

VillamGo tarafından yapılan kişisel veri işleme, hiçbir kısıtlama olmaksızın, otomatik olan, yarı otomatik olan veya otomatik olmayan yollar kullanılarak veriye yönelik gerçekleştirilen her türlü eylemi kapsar. Diğer bir ifadeyle kişisel veri işleme; transfer etme, yayma veya farklı yollarla sunma, gruplama veya birleştirme, bloke etme, silme veya imha etme amaçlarıyla ilgili kişi veya üçüncü taraflardan veri alınması, toplanması, kaydedilmesi, fotoğraflanması, ses kaydı alınması, video kaydı alınması, organize edilmesi, depolanması, değiştirilmesi, eski haline getirilmesi, geri alınması veya açıklanması, verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, yurtdışına aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi anlamına gelir.


6.3. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi


KVK Kanunu’nun 5. Maddesi uyarınca kişisel veriler ancak KVK Kanunu ve diğer ilgili yasal mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenebilir. VillamGo olarak gerek KVK Kanunu gerekse ilgili diğer yasal mevzuat kapsamında belirtilen usul ve ilkelere uygun olarak kişisel veriler işlenmekte olup; KVK Kanunu kapsamında, kişisel verilerin işlenmesinde aşağıda yer alan ilkelere uyulması gerektiği açıkça düzenlenmiştir.

 

Kişisel Verilerin Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olarak İşlenmesi

 

VillamGo; kişisel verilerin işlenmesi faaliyetini Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ile KVK Kanunu ve ilgili diğer yasal mevzuat başta olmak üzere hukuksal düzenlemelere ve güven ilişkisi esas olmak üzere dürüstlük kuralına uygun olarak yürütmektedir.

 

İşlenen Kişisel Verilerin Doğruluğunu ve Güncel Olmasını Sağlama

 

VillamGo; kişisel verileri işleme faaliyetini yürütürken, işlediği kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamaya yönelik sistem ve süreçleri kurgulamış bulunmaktadır. Bu kapsamda VillamGo, ilgili kişilerin kişisel verilerini düzeltme ve doğruluğunu teyit etmeleri amacı ile gerekli önlemleri almaktadır.

 

Kişisel Verilerin Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşlenmesi

 

VillamGo, KVK Kanunu’nun 10. Maddesinde yer alan aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetine başlamadan önce kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirleyerek ortaya koymakta, açık ve hukuka uygun amaçlar dahilinde işlemektedir (Aydınlatma yükümlülüğü ile ilgili ayrıntılı bilgi için bkz. Politika bölüm 9.1)

 

Kişisel Verilerin Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olarak İşlenmesi

 

VillamGo, kişisel verileri, işleme faaliyetine başlamadan önce belirlediği ve sunduğu hizmetin gerçekleştirilebilmesi amacı ile bağlantılı olarak ve gerektiği ölçüde işlemektedir. VillamGo, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ileride ihtiyaç duyulması varsayımı ile kişisel veri işleme faaliyeti yürütmemektedir. Kişisel verilerin işlenmesi VillamGo’nun faaliyetleri ve yasal yükümlülükler ile sınırlıdır.

 

Kişisel Verilerin İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilmesi

 

VillamGo, kişisel verileri, KVK Kanunu ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre ile sınırlı olarak muhafaza etmektedir. Bu doğrultuda, VillamGo kişisel verileri, ilgili mevzuatta bir süre öngörülmüş ise bu süre ile sınırlı olarak, bir süre öngörülmemişse işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. VillamGo, ileride kullanma ihtimali ile kişisel veri saklamamaktadır.


VillamGo, sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verileri silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmektedir.


6.4. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları


KVK Kanunu’nun 5. Maddesinde yer alan düzenlemeye uygun olarak, VillamGo, kişisel verileri ancak kanunda öngörülen hallerde veya açık rıza gerektiği durumlarda ilgili kişinin açık rızası olması halinde işlemektedir. Ancak KVK Kanunu’nun 5. Maddesinin 2. Fıkrası uyarınca; Kanun Koyucu, açık rızanın olmadığı hallerde de kişisel verilerin işlenmesine olanak vermiş bulunmaktadır. Buna göre; aşağıdaki ‘’Kanunda Açıkça Öngörülmesi’’ ve “İlgili Kişinin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Kaydı ile VillamGo’nun Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması’’ bentlerinde yazan diğer şartlardan birinin ve/veya birkaçının varlığı halinde de kişisel veriler VillamGo tarafından işlenebilmektedir. Aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca birinin varlığı kişisel veri işleme faaliyeti için yeterli olmakla birlikte; bahse konu şartlardan birden fazla olması da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.


İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde uygulanacak şartlara Politikanın 7.1. Bölümünde ayrıca değinilmektedir.

 

Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

 

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmesi halinde VillamGo tarafından hukuka uygun olarak veri sahibinin açık rızası alınmaksızın işlenebilecektir. Örneğin; İş Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde çalışanlara ait işyeri sicil dosyası tutulurken kişisel veriler işlenmektedir.

 

Fiili İmkânsızlık Sebebiyle Rızasını Açıklayamayacak Durumda Bulunan veya Rızasına Hukuki Geçerlilik Tanınmayan Kişinin Kendisinin Ya Da Bir Başkasının Hayatı veya Beden Bütünlüğünün Korunması İçin Zorunlu Olması

 

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.


Kişisel veri sahibinin rızasını açıklayamadığı veya rızasına geçerlilik tanınamadığı hallerde, kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesi zorunlu ise veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. Örneğin; VillamGo tarafından işletilmekte olan satış mağazasında kaza geçiren müşterimizin sağlık bilgilerinin ailesi tarafından mağaza yetkililerine verilmesi

 

Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması Kaydıyla, Sözleşmenin Taraflarına Ait Kişisel Verilerin İşlenmesinin Gerekli Olması

 

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde VillamGo tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Örneğin VillamGo’ya ait e-ticaret sitesinden alışveriş yapan müşterinin, sipariş ettiği ürünlerin teslimi için ad, soyad, adres ve telefon bilgisinin ürünleri taşıyan firma çalışanlarına bildirilmesi.

 

VillamGo’nun Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi için Veri İşleme Faaliyetinin Zorunlu Olması

 

VillamGo’nun hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. Örneğin kredi kartı sahiplerinin bilgisi dışında kredi kartlarından yapılan harcamalara ilişkin olarak Savcılığa yapılan şikayetler uyarınca Savcılık kararıyla VillamGo’dan kişisel verilerin talep edilmesi halinde verilerin sunulması.

 

Kişisel Veri Sahibinin Kendisi Tarafından Kişisel Verisini Alenileştirmiş Olması

 

Veri sahibinin, kişisel verisini bizzat alenileştirilmiş (sosyal medya vb. herhangi bir yol ve şekilde kamuya açıklamış) olması halinde ilgili kişisel veriler açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir.

 

Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

 

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. Örneğin delil vasfını haiz satış sözleşmesinin saklanması ve gerekli olduğunda kullanılması.

 

İlgili Kişinin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Kaydı İle VillamGo’nun Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

 

Kişisel verilerin korunması Anayasal bir hak olmakla birlikte; kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla VillamGo’nun meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. Örneğin mali işler departmanı tarafından yapılacak hesaplamalardaki kişisel veri işleme faaliyetleri

 

Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

 

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri Kanunun 5. Maddesinde belirtilen istisnaların bulunmaması durumunda, kişisel veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibi, belirli bir konuyla ilgili yeterince bilgilendirilmiş, bu bilgilendirmeye dayalı olarak özgür iradesi ile tereddüde yer vermeyecek açıklıkta kişisel verilerinin işlenmesine onayı olduğunu açıklamalıdır. 

 

7. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ


7.1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları


Hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle KVK Kanunu kapsamında “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel veriler, işbu hassasiyet nedeniyle bu Politika’ da ayrıca belirtilmiştir.

 

KVK Kanunu’nun 6. Maddesi 1. Fıkrasında tanımı yapılan özel nitelikli kişisel verilerin yine KVK Kanunu’nun 6. Maddesi’nin 2. Fıkrasında belirtildiği üzere veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. KVK Kanunu’nun 6. Maddesinin 3. Fıkrası bu kuralın istisnalarını düzenlemektedir.


VillamGo tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla yukarıda belirtilen kanun maddesine uygun olarak işlenmektedir.
 


7.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması


Kişisel Verileri Koruma Kanunu ile bir takım kişisel veriler, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle iş bu Politikada ayrıca belirtilmiştir. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlenmesi, Politika’nın 7.1. maddesinde açıkça belirtilmiştir.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik; Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilmekte, gizlilik sözleşmeleri yapılmakta, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamlarının ve sürelerinin net olarak tanımlanmakta, periyodik olarak yetki kontrollerinin gerçekleştirilmekte, görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri derhal kaldırılmakta ve bu kapsamda, veri sorumlusu olarak VillamGo tarafından çalışana tahsis edilen envanterin iade alınması yönünde gerekli önlemler alınmaktadır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, elektronik ortam ise; verilerin kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmesi, kriptografîk anahtarların güvenli ve farklı ortamlarda tutulması, verilere tüm erişimler ve veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtlarının güvenli olarak loglanması, verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerinin sürekli takip edilmesi, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması, test sonuçlarında ortaya çıkan güvenlik açıklarının en kısa sürede kapatılması, verilere bir yazılım aracılığı ile erişiliyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmelerinin yapılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması, verilere uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sisteminin sağlanması yönünde gerekli önlemler alınmaktadır.


Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, fiziksel ortam ise; özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemlerinin (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alındığından emin olunması, bu ortamların fiziksel güvenliğinin sağlanarak yetkisiz giriş çıkışların engellenmesi, yetkili kişilerin erişiminin kayıt altına alınması yönünde gerekli önlemler alınmaktadır.

8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI


VillamGo’nun veri sahibine gerektiği gibi hizmet edebilmesi amaçlarına uygun olarak veri işleme kapsamında, veri sahibiyle ve/veya veri sahibinin işaret ettiği üçüncü taraflarla ilgili verilerin aktarımı/paylaşımı gerekebilmektedir.


Kişisel veriler VillamGo tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden faydalanılması için gerekli çalışmaların iş birimleri tarafından yapılması, sunulan ürün ve hizmetlerin müşterilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek önerilmesi, VillamGo ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (VillamGo tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonlar, VillamGo’ya ait lokasyonların fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak, iş ortağı/müşteri/tedarikçi (yetkili veya çalışanları) değerlendirme süreçleri, itibar araştırma süreçleri, hukuki uyum süreci, denetim, mali işler vb.), VillamGo’nun ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla iş ortaklarına, tedarikçilere, Kurum yetkililerine, hissedarlara, iştiraklere, bağlı ortaklıklara, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.


VillamGo hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere, ilgili kanunlar kapsamında kamu kurumlarına) aktarabilmektedir. VillamGo bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.


VillamGo, bu Politika maddesinde belirtilen aktarma işlemi için istisnaları, KVK Kanunu’nun 8. Maddesi 2. Fıkrasında belirtildiği üzere uygulamaktadır.


Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır.

8.1. Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması


VillamGo, kişisel veri sahibine, daha iyi hizmet verebilmes